Волгоградский городской архив документов по личному составу празднует 20-летний юбилей
Кадровые приказы, личные карточки работников формы Т-2, на основании которых подтверждается трудовой стаж, бухгалтерские документы начисления заработной платы — эти и другие документы, влияющие на судьбу граждан при устройстве на работу или при оформлении пенсии, бережно хранятся в Волгоградском городском архиве документов по личному составу. О деятельности учреждения, которому 15 декабря исполняется 20 лет, «Городским вестям» рассказал его руководитель Юрий ВАВИЛКИН.
15 декабря 1992 г. в Волгограде был создан единственный в тот момент в регионе городской архив документов по личному составу. Главной целью, поставленной перед учреждением, стало обеспечение социально-правовой защиты граждан, предотвращение утраты документов по личному составу ликвидируемых предприятий, учреждений и организаций.
— Материалы, хранящиеся в Волгоградском городском архиве документов по личному составу, занимают особое место среди других архивных документов, так как влияют на судьбу граждан при устройстве на работу или при оформлении пенсии, поэтому сохранность документов имеет огромное значение, — говорит Юрий Вавилкин. — В нашем архиве на первом месте стоит работа по исполнению запросов, которые поступают от граждан, управлений Пенсионного фонда нашего города, области и других городов России, ближнего и дальнего зарубежья.
Как пояснил руководитель учреждения, архив сегодня — это помещение площадью 600 кв. м, занимающее 2 этажа здания. Архив вмещает в себя 4 архивохранилища, в которых содержится свыше 130 тыс. документов. В них хранятся данные о более чем 1200 организациях. Более того, до конца года количество единиц хранения увеличится на 40 тыс.
— Документы каждой организации различны, и к каждому запросу необходим индивидуальный подход, — рассказал Юрий Вавилкин. — За год в архив поступает около 12 тыс. запросов, и для исполнения такого потока возник вопрос о необходимости автоматизировать некоторые процессы работы. И эта задача была успешно решена.
Совместно с МКУ «Городской информационный центр» была разработана и внедрена в действие автоматизированная система «АС-архив», которая содержит в своей базе данных полную информацию о поступивших на хранение документах, о работе, которая ведется с фондами, а также обо всех поступающих запросах. Все подсистемы автоматизированно формируют отчетность. Автоматизированная программа «АС-архив» дает возможность мгновенно ответить на телефонный звонок о наличии либо отсутствии документов в нашем архиве и о готовности запроса.
— Городской архив первым среди всех архивов области стал работать, применяя программу «АС-архив», — пояснил Юрий Вавилкин. — Многие архивные органы, используя наш опыт работы, стали внедрять данную автоматизированную программу в действие. Большой плюс программы «АС-архив» — в том, что она автоматизированно передает все необходимые сведения в федеральную программу «Архивный фонд».
Для сохранения старых архивных документов и перевода архивных дел в электронные носители в 2012 г. учреждением приобретен цифровой сканер. Работа на этом оборудовании дает возможность внести свой вклад в выполнение программы для претворения в жизнь Стратегии развития электронной России. Неудивительно, что именно Волгоградский городской архив документов по личному составу первый среди других архивов оказался готовым к электронному взаимодействию с управлениями Пенсионного фонда в сфере оформления граждан на пенсию.
— Однако технические новшества не могут сравниться с тем, какие люди работают в нашем коллективе, — рассказал Юрий Вавилкин. — Все без исключения сотрудники скрупулезны, обладают хорошей словесно-логической памятью, вниманием, терпением и преданностью своему делу. Эти качества помогли им провести работу по приему 40 тыс. документов в короткие сроки. Кроме того, это способствует исполнению каждого запроса на 100%.
Сергей ФЕДОРОВ.
