Сотрудник при убытии в командировку не получил аванс. По возвращении из командировки он оформил авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и квитанций гостиниц. Авансовый отчет утвержден руководителем.
Может ли быть возмещен перерасход данному сотруднику на основании утвержденного авансового отчета или от сотрудника необходимо истребовать дополнительно заявление на выплату суточных и проживание в гостинице?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Положения нормативных документов, действующих в настоящее время, не требуют написания сотрудником учреждения отдельного заявления на выплату перерасхода по авансовому отчету.
Вместе с тем оформление такого заявления может быть предусмотрено локальным актом учреждения.
Обоснование вывода:
Согласно требованиям п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций…» (далее — Положение № 373-П) выдача наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) осуществляется на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Аналогичное по сути положение содержится и в п. 213 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), а именно: «дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается...»
Написания же сотрудником учреждения отдельного заявления на выплату перерасхода по авансовому отчету положения нормативных документов, действующих в настоящее время, не требуют.
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н).
Поэтому вполне достаточным основанием для оформления расходного кассового ордера на выплату сотруднику перерасхода на основании утвержденного руководителем авансового отчета является непосредственно сам авансовый отчет (фактически в данном документе уже оформлено письменное обоснование сотрудником сумм наличных денег и направления их использования, а также письменное решение руководителя учреждения о сумме выплачиваемых средств).
Обратите внимание: данный вывод подтверждается и содержанием нормативных документов отдельных публично-правовых образований*(1).
В заключение отметим, что оформление такого заявления может быть предусмотрено локальным актом учреждения*(2), изданного, например, в рамках формирования учетной политики учреждения.
— п. 3 Порядка выдачи наличных денежных средств под отчет и оформления авансовых отчетов по их использованию (приложение № 3 к «Положению...», утвержденному распоряжением губернатора Ставропольского края от 30.12.2008 г. № 1332-р;
— п. 25 Приказа Министерства здравоохранения Республики Хакасия от 05.05.2011 г. № 395 «Об утверждении учетной политики на 2011 год»;
— п. 2.3 Порядка выдачи наличных денежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию (приложение № 2 к Положению об учетной политике, утвержденному постановлением администрации Уборкинского сельского поселения от 12.03.2010 г. № 20);
— «Положение...», утвержденное постановлением администрации Алексеевского района и г. Алексеевка Белгородской области 25.03.2011 г. № 264;
— п. 2.5 Порядка выдачи наличных денежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию (приложение № 1 к «Положению...», утвержденному распоряжением мэра г. Новошахтинска Ростовской области от 15.05.2009 г. № 464).
*(2) — по нашему мнению, оформление такого заявления может быть предусмотрено локальным актом учреждения для отдельных случаев (например, в случае возмещения работнику расходов, связанных с нахождением в командировке сверх установленных норм) (смотрите также письмо Минфина России от 04.07.2012 г. № 03-04-06/6-204).
Материалы предоставлены пресс-службой компании «Гарант».
Официальный представитель по Волгоградской области
компания «Гарант — Викомэс».
Тел.: (8442) 26-51-71, 23-11-21.
реклама
